#ad
Data publikacji: 23 października 2025
Transport drogowy

Udostępnianie dokumentów kierowcom – jak to robić szybko i bezpiecznie?

Udostępnianie dokumentów kierowcom – jak to robić szybko i bezpiecznie?

Codzienne funkcjonowanie floty odbywa się w oparciu o wiele dokumentów. Protokoły wydania i zwrotu pojazdu, umowy, regulaminy czy instrukcje – możliwość szybkiego i bezpiecznego udostępniania ich uprawnionym osobom ułatwia pracę zarówno kierowcom, jak i fleet managerom. Jak zapewnić ją w swojej firmie? Odpowiedzią na to pytanie jest umiejętna cyfryzacja! Rezygnacja z papieru na rzecz elektronicznych protokołów czy umów pozwala przyspieszyć proces udostępniania dokumentów przy zachowaniu wymaganego poziomu bezpieczeństwa. Brzmi atrakcyjnie, prawda? Przyjrzyjmy się więc bliżej temu, jak zoptymalizować udostępnianie dokumentów kierowcom we flocie, z jakich względów warto się o to zatroszczyć oraz jakie korzyści może przynieść usprawnienie tego obszaru.

#ad

Codzienne funkcjonowanie floty odbywa się w oparciu o wiele dokumentów. Protokoły wydania i zwrotu pojazdu, umowy, regulaminy czy instrukcje –możliwość szybkiego i bezpiecznego udostępniania ich uprawnionym osobom ułatwia pracę zarówno kierowcom, jak i fleet managerom. Jak zapewnić ją w swojej firmie? Odpowiedzią na to pytanie jest umiejętna cyfryzacja! Rezygnacja z papieru na rzecz elektronicznych protokołów czy umów pozwala przyspieszyć proces udostępniania dokumentów przy zachowaniu wymaganego poziomu bezpieczeństwa.

Brzmi atrakcyjnie, prawda? Przyjrzyjmy się więc bliżej temu, jak zoptymalizować udostępnianie dokumentów kierowcom we flocie, z jakich względów warto się o to zatroszczyć oraz jakie korzyści może przynieść usprawnienie tego obszaru.

Sprawne udostępnianie dokumentów kierowcom – cyfryzacja środkiem do celu

Nie od dziś wiadomo, że czas to pieniądz. Nieefektywność procesów, takich jak np. udostępnianie dokumentów kierowcom, przyczynia się do jego marnotrawienia. Jak sobie z tym poradzić? Przecież sporządzanie protokołów, przekazywanie instrukcji flotowych czy archiwizowanie dokumentacji są zadaniami, których nie sposób wyeliminować. To prawda, co jednak nie znaczy, że nie da się ich realizacji usprawnić.

Kluczem jest umiejętnie wdrożona cyfryzacja procesu, którą umożliwiają nowoczesne systemy do zarządzania flotą, takie jak np. Navifleet. Pozwalają one pozbyć się zbędnej „papierologii” poprzez m.in. zastosowanie elektronicznych protokołów przekazania pojazdu oraz zapewnienie kierowcom wygodnego dostępu do istotnych dokumentów – zarówno takich do podpisu, jak i tych, z którymi wystarczy się zapoznać.

Efekt? Cała procedura staje się nie tylko szybsza, ale i ustandaryzowana, co pozwala zaoszczędzić czas oraz uniknąć błędów w dokumentach. Pliki z podpisanymi dokumentami są później bezpiecznie zapisywane w historii użytkowania pojazdu. Dzięki temu odszukanie potrzebnej informacji nie sprawia problemu, a kontrola szkód na pojeździe okazuje się prostsza.

Udostępnianie dokumentów kierowcom do podpisu – jak zadbać o efektywność tego procesu?

Wydawanie pojazdów to standardowe zdarzenie w przypadku każdej floty. W tej procedurze mogą brać udział różne dokumenty wymagające podpisu kierowcy, w tym m.in.:

protokół wydania pojazdu,umowa powierzenia pojazdu,regulamin korzystania z pojazdu,

  • polityka flotowa.

Jeśli za każdym razem flotowiec będzie musiał najpierw przygotować niezbędne dokumenty, wydrukować je, przekazać kierowcy do podpisu, a następnie podpisane już zeskanować, wydrukować i oddać pracownikowi lub wysłać mu na skrzynkę mailową… to straci naprawdę dużo czasu. Szczególnie gdy takich wydań jest więcej w ciągu dnia. Dochodzi do tego przecież jeszcze konieczność odpowiedniego zaewidencjonowania podpisanych dokumentów.

Z tego względu wykorzystanie możliwości oferowanych przez cyfryzację może okazać się prawdziwym przełomem dla firmy. Odejście od papierowych dokumentów na rzecz elektronicznych odpowiedników to sposób na znaczące usprawnienie procedury wydania czy zwrotu pojazdu. Ten krok w stronę optymalizacji działań można wykonać z pomocą innowacyjnych aplikacji do zarządzania flotą, których przykładem jest Navifleet. Co przemawia za wdrożeniem takiego rozwiązania?

  • Tworzenie i dodawanie własnych szablonów: szkoda czasu na ręczne przygotowywanie umowy powierzenia lub innego dokumentu za każdym razem, gdy ma dojść do przekazania pojazdu. Zamiast tego można bazować na autorskich wzorach, które wcześniej wprowadziło się do aplikacji. Przy odbiorze auta kierowca otrzyma wypełnione odpowiednimi danymi dokumenty, które wraz z protokołem wydania będzie musiał przeczytać i podpisać. Domyślnie wszystkie dokumenty podpisane przy wydaniu są kierowane na adres mailowy kierowcy, dzięki czemu nie ma ryzyka, że flotowiec zapomni je przekazać.
  • Podpis elektroniczny: złożenie go jest bardzo proste – wystarczy narysować swoje imię i nazwisko w wyznaczonym miejscu. Co istotne, podpis elektroniczny, podobnie jak tradycyjny, jest wiążący.
  • Automatyczna ewidencja: wydanie lub zwrot pojazdu tworzy wpis w jego historii użytkowania. Ułatwia to ustalenie np. kto w danym okresie dysponował pojazdem.
  • Bezpieczeństwo: nowoczesne aplikacje umożliwiające wygodne udostępnianie dokumentów flotowych dbają o bezpieczne przechowywanie wprowadzonych danych.

Instrukcje flotowe i inne ogólnofirmowe dokumenty – jak szybko udostępniać je kierowcom?

Praktyka pokazuje, że kwestia dokumentów związanych z procedurą wydawania czy zwracania pojazdu nie jest jedyną, która może nadmiernie pochłaniać czas flotowca. Czynnikiem odciągającym go od realizowania przewidzianych na dany dzień zadań mogą być także telefony ze strony kierowców z prośbą o przesłanie skanu polisy lub poinstruowanie, jak postępować przy zajściu określonego zdarzenia na trasie. Czy można ograniczyć liczbę tych szybkich „konsultacji”?

Odpowiedź brzmi: tak, a z pomocą ponownie przychodzi cyfryzacja. Przykładowo, we wspomnianej wcześniej aplikacji Navifleet można dodawać:

  • dokumenty przypisane do pojazdu, takie jak skan polisy czy skan dowodu rejestracyjnego,
  • dokumenty ogólnofirmowe, w tym np. instrukcje flotowe wyjaśniające procedury postępowania w różnych sytuacjach czy plik z rekomendowanymi warsztatami oponiarskimi.

W ten sposób kierowca może samodzielnie znaleźć odpowiedź na nurtujące go pytania bez oczekiwania na odpowiedź od flotowca, a flotowiec może odpocząć od nagłych telefonów odrywających go od obowiązków.

Jakie korzyści zapewnia cyfryzacja procesu udostępniania dokumentów kierowcom?

Przejście z papierowej dokumentacji na elektroniczną oraz optymalizacja procesu udostępniania umów, instrukcji czy regulaminów kierowcom może zapewnić wiele profitów firmie użytkującej flotę.

  • Oszczędność czasu: flotowcy nie muszą poświęcać długich chwil na skanowanie, drukowanie i przesyłanie dokumentów związanych z wydawaniem pojazdów. Unikają też przerw w pracy spowodowanych odbieraniem telefonów od kierowców, którzy chcą zapytać o podstawowe kwestie wyjaśnione np. w instrukcji flotowej.
  • Łatwiejsze wdrażanie nowych kierowców: zamieszczenie dokumentów ogólnofirmowych w aplikacji pozwala wygodniej się z nimi zapoznawać, niż gdyby były rozproszone np. po różnych folderach na dysku chmurowym. Nowy kierowca może je przeczytać i bezproblemowo wrócić do nich w razie ewentualnych wątpliwości.
  • Budowa pełnej historii użytkowania pojazdów: dzięki cyfryzacji można zautomatyzować tworzenie wiarygodnej historii korzystania z poszczególnych pojazdów. Koniec z ręcznym dodawaniem pojedynczych skanów na dysk, poświęcaniem czasu na porządkowanie folderów, a także stosami segregatorów i marnowaniem papieru.

Podsumowanie

Proces udostępniania dokumentów kierowcom nie musi być zmorą flotowca. Dzięki cyfryzacji można znacznie ograniczyć jego czasochłonność. Szczególnie pomocne w tym zakresie okazują się nowoczesne aplikacje, takie jak np. Navifleet. Ułatwiają one standaryzację całego procesu oraz przyczyniają się do tego, że udostępnianie dokumentów przebiega szybko i bezpiecznie.

Artykuł powstał we współpracy z firmą: www.navifleet.pl – system do monitorowania, analizy i zarządzania flotą pojazdów.

Z tej samej kategorii

Zaufali nam

Masz pytania? Skontaktuj się!

Masz pytania dotyczące branży? Nurtuje Cię jakiś temat? Masz ciekawego newsa, lub pomysł na artykuł? Chciałbyś pojawić się na łamach TSL Biznes? Napisz do nas a my skontaktujemy się z Tobą!

Kontakt