Obsługa wynajmu nieruchomości komercyjnych wiąże się z wytwarzaniem i przetwarzaniem ogromnej ilości papierowych dokumentów. Dla profesjonalistów z branży kluczowy jest łatwy i szybki dostęp do informacji zawartych w tych dokumentach.
Aby to umożliwić warto sięgnąć po nowoczesne rozwiązania IT, wspierane mechanizmami sztucznej inteligencji.
Zarządzanie wynajmem nieruchomości komercyjnych: powierzchni biurowych, handlowych czy lokali użytkowych to ogromny i cały czas rozwijający się rynek.
Szacuje się, że europejski rynek Facility & Property Management (zarządzania i obsługi infrastruktury i nieruchomości komercyjnych) będzie warty 360 miliardów USD w roku 2024, a wartość ta wzrośnie do około 430 miliardów USD do roku 2029[1]. Według Raportu Polskiej Rady Facility Management, w Polsce sektor ten jest szacowany na 117 MLD PLN, a zatrudnionych jest w nim ponad 630 000 osób.
Jakie problemy rodzi obsługa dokumentów związanych z wynajmem nieruchomości komercyjnych?
Firmy z sektora Facility & Property management to często bardzo duże, międzynarodowe spółki, o rozbudowanym portfelu nieruchomości. Wynajem każdej z nich wiąże się z wytwarzaniem dziesiątek stron dokumentów w tym umów, aneksów, korespondencji, dokumentów dotyczycących audytów – sporządzanych w formie papierowej.
Aby informacje zawarte w tych dokumentach mogły być udostępnione do użytku pracownikom firmy odpowiedzialnej za zarządzanie najmem, muszą zostać wprowadzone do systemów wewnętrznych.
Ogromny wolumen wytwarzanych dokumentów (i danych) sprawia, że stosowane powszechnie przepisywanie danych do systemu ręcznie wiąże się z szeregiem problemów, które znacząco obniżają efektywność pracy. Wśród nich najważniejsze to:
Żmudne i czasochłonne przepisywanie danych do systemów wewnętrznych firmy
Wprowadzanie danych, zwykle ręcznie, z umów najmu do systemów firmy jest żmudne i czasochłonne, dlatego łatwo o popełnienie błędów. Jedna osoba może przepisać informacje do systemu na wiele sposobów, trudno więc utrzymać spójność i jednolity format danych. Wpływa to na małą wiarygodność wprowadzonych informacji i utrudnia tworzenie rzetelnych analiz na ich podstawie.
Czasochłonność przepisywania danych powoduje też, że dane zawarte w dokumentach są mało dostępne, co może powodować opóźnienia w procesach, w których są wykorzystywane. Długi czas cyfryzacji to również zagrożenie, że część danych będzie nieaktualna już momencie wprowadzenia do systemu.
Wysoka rotacja pracowników zajmujących się przepisywaniem danych
Żmudna i monotonna czynność jaką jest ręczne wprowadzanie danych do bazy z dokumentów sprawia, że pracownicy zajmujący się tym zadaniem szybko rezygnują z pracy. Konieczne jest ciągłe zatrudnianie i szkolenie nowych osób, a to wiąże się z dużymi kosztami dla firmy oraz spowolnieniem w pracy – do czasu aż nowi pracownicy nie wdrożą się w swoje zadania.
Czasochłonność i wysokie koszty wynikające z pracy z ogromną liczbą dokumentów
Praca z ogromną liczbą dokumentów papierowych jest bardzo czasochłonna i mało wydajna (a przez to też kosztowna). Nawet sama kategoryzacja dokumentów w procesie digitalizacji wymaga dużych nakładów pracy. Problematyczne jest też późniejsze wyszukiwanie odpowiednich dokumentów biorąc pod uwagę wybrany zestaw informacji zawartych w ich treści (przykładowo powierzchni nieruchomości i należnych opłat).
Koszty wynikające z opóźnienia w przebiegu procesów
Ograniczony dostęp do informacji zawartych w dokumentach i długi czas potrzebny na wprowadzenie danych z dokumentów do bazy danych może generować koszty wynikające z przekroczenia ważnych terminów – trudnych do monitorowania w dokumentach papierowych.
Na przykład data płatności z faktury za wynajem trafia do systemu zbyt późno, co generuje odsetki wynikające z przekroczenia terminów opłat. Biorąc pod uwagę wielkość rynku zarządzania i wynajmu nieruchomości i liczby nieruchomości obsługiwanych przez firmy z sektora Property & Facility Management, opóźnienia mogą generować milionowe straty.
iDoc wsparciem w sprawnym zarządzaniu dokumentacją związaną z wynajmem nieruchomości
Dla większej skuteczności zarządzania wynajmem nieruchomości, kluczowy jest łatwy dostęp do pełnych i wiarygodnych danych na ich temat zawartych we wszelkiego rodzaju dokumentach wytwarzanych i wymaganych przy okazji wynajmu.
Aby to umożliwić, a tym samym podnieść skuteczność zarządzania nieruchomościami komercyjnymi i wspomóc profesjonalne zarządzanie wynajmem, powstał iDoc, rewolucjonizując sposób zarządzania informacjami o nieruchomościach komercyjnych.
Jak działa rozwiązanie iDoc?
Rozwiązanie iDoc automatycznie kategoryzuje dokumenty dotyczące wynajmu nieruchomości, w tym m.in. umów czy aneksów. Następnie rozpoznaje dane zawarte w każdym z nich m.in. uczestników umów, daty, adresy, okresy obowiązywania umowy, etc.
Danymi tymi automatycznie zasila bazę danych firmy. Dane mogą być dalej łatwo wykorzystywane przez oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami.
W całym procesie wykorzystywane są algorytmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego (AI/ML).
Zakres odczytywanych informacji można rozszerzać o kolejne kategorie dokumentów i inne typy danych – zgodnie z indywidualnymi wymaganiami branży czy przedsiębiorstwa.
Jakie korzyści niesie zastosowanie rozwiązania iDoc w zarządzaniu i najmem nieruchomości komercyjnych?
iDoc, z pomocą mechanizmów AI/ML, automatyzuje pozyskiwanie danych z umów dotyczących najmu i uzupełnianie nimi systemów wewnętrznych firmy. Dzięki temu daje szybki i łatwy dostęp do informacji na temat nieruchomości, których dotyczy dokumentacja.
iDoc:
Dowiedz się więcej o iDoku: www.globema.pl
[1] Facility Management in Europe Market Size & Share Analysis – Growth Trends & Forecasts (2024 – 2029)
Source: https://www.mordorintelligence.com/industry-reports/europe-facility-management-market
21 lutego 2025
Francuska firma specjalizująca się w systemach poboru opłat dla pojazdów ciężarowych prezentuje nową wersję urządzenia pokładowego - C’Moov, zgodną z [...]
23 stycznia 2025
Nowe laptopy Rockbook X540 G3 i Rockbook X550 G3 to solidne urządzenia o wysokiej wydajności, łączące potężne wnętrze z procesorami [...]
16 grudnia 2024
Etykiety logistyczne odgrywają kluczową rolę w nowoczesnym łańcuchu dostaw, zapewniając efektywność i precyzję na każdym etapie transportu towarów. Dzięki standaryzowanym [...]
21 listopada 2024
Dowiedz się, w jaki sposób innowacyjne technologie oraz dobrze zaprojektowana przestrzeń magazynowa z odpowiednim wyposażeniem poprawią wydajność Twojej firmy!
27 czerwca 2024
Po 50 latach od pierwszego skanowania kodu kreskowego nadchodzi druga rewolucja w handlu, napędzana przez konsumentów. Organizacja GS1 ogłasza globalny [...]
25 kwietnia 2024
Jak wybrać serwer dedykowany i do jakich zastosowań. Funkcje, możliwości i koszty hostingu dedykowanego.
25 kwietnia 2024
W dzisiejszym cyfrowym świecie, gdzie bezpieczeństwo danych stało się kluczowe dla każdej firmy, wybór odpowiedniego protokołu VPN może być zadaniem [...]
14 lutego 2024
Trudno zaprzeczyć, że podstawowym elementem każdego przedsiębiorstwa jest serwer. Urządzenie to pozwala na efektywne przetwarzanie, przechowywanie oraz udostępnianie danych, co [...]
13 listopada 2023
Skuteczne zarządzanie magazynem ma kluczowe znaczenie dla firm zajmujących się logistyką i dystrybucją. Efektywne operacje magazynowe mają wpływ na konkurencyjność, [...]
26 września 2023
Nowoczesne wyświetlacze to nieodzowna część szeroko pojętego transportu. Ułatwiają one mieszkańcom miast codzienne funkcjonowanie poprzez przekazywanie dynamicznych danych związanych z [...]
23 sierpnia 2023
Nowoczesne narzędzie do zarządzania czasem pracy kierowców oraz optymalizacji działań w firmach transportowych staje się niezastąpionym wsparciem w skutecznym prowadzeniu [...]
26 lipca 2023
Nowe stanowisko, które powierzono Adrianowi Stochowi, zostało utworzone, aby sprostać ogromnemu zapotrzebowaniu klientów na zautomatyzowane rozwiązania.
9 kwietnia 2025
7 kwietnia 2025
Masz pytania dotyczące branży? Nurtuje Cię jakiś temat? Masz ciekawego newsa, lub pomysł na artykuł? Chciałbyś pojawić się na łamach TSL Biznes? Napisz do nas a my skontaktujemy się z Tobą!
