Data publikacji: 27 listopada 2023

Czy firmy są gotowe na KSeF? Dane na to nie wskazują

Nadal ponad 27 proc. firm nie przygotowało się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, który od 1 lipca 2024 roku będzie obowiązkowy dla czynnych płatników VAT – wynika z badania firmy Webcon. W branży transportowej wiele firm wciąż procesuje faktury w tradycyjny, papierowy sposób. Robi to aż 22% z nich. Elektroniczny system obiegu faktur jest już zaimplementowany w 26 proc. organizacji.

Dotychczas postępy w kwestii zmiany sposobu fakturowania poczyniły największe firmy. Elektroniczne systemy do fakturowania zintegrowane lub gotowe na integrację z KSeF działają już w co trzecim przedsiębiorstwie zatrudniającym co najmniej 250 osób. Wśród mikroprzedsiębiorców, którzy także są objęci nowymi regulacjami, aż 53 proc. nie wykonało żadnego kroku w kierunku KSeF.

Z najnowszego badania Webcon (polskiego dostawcy systemu do obiegu dokumentów) wynika, że tylko 22 proc. firm w Polsce jest już w pełni przygotowanych do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Znaczna część przedsiębiorców, 44 proc., pracuje nad tym lub ma w planach dostosowanie swojego sposobu fakturowania do wymogów KSeF. Jednak liczna grupa (27 proc. przedsiębiorstw) nie wykonała jeszcze żadnego kroku związanego z uruchomieniem procedur, które dla rozliczających VAT mają być obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku. – Regularnie monitorujemy stan przygotowania firm w Polsce do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Jeszcze w maju 2022 roku część przedsiębiorców deklarowała, że nigdy nie słyszała terminu takiego jak „KSeF”. Dziś sytuacja wygląda znacznie lepiej, jednak nadal więcej niż co czwarta firma nie zrobiła nic w kierunku wdrożenia zmian, które za kilka miesięcy będą obligatoryjne dla czynnych płatników VAT. Warto wziąć pod uwagę, że zaplanowanie i wdrożenie strategii digitalizacji w tym zakresie wymaga czasu, a tego z każdym dniem jest coraz mniej – wskazuje Łukasz Semeniuk, Dyrektor Handlowy w Webcon. I dodaje: – Dobrze jest tę zmianę potraktować nie tylko jako obowiązek, ale również jako szansę. Cyfryzacja obiegu dokumentów księgowych to przyspieszenie procesowania faktur, wyeliminowanie pomyłek i zagubienia dokumentów czy obniżenie kosztów archiwizacji. To też doskonały start w drodze do szerokiej cyfrowej transformacji procesów w firmie – mówi przedstawiciel Webcon.

Duże firmy szykują się na KSeF

Największy progres związany z reformą i wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur mają na koncie duże organizacje. 31 proc. firm zatrudniających więcej niż 250 pracowników używa już systemu do fakturowania, który jest zintegrowany lub gotowy na integrację z KSeF. Co druga realizuje wdrożenie lub ma je w planach. Tylko 12 proc. z nich nie wykonało jeszcze żadnego kroku na drodze do realizacji założeń reformy. „W połowie stawki” znajdują się średnie oraz małe firmy. Te zatrudniające od 50 do 250 osób w 22 proc. przypadków deklarują, że są już w pełni gotowe na korzystanie z nowego mechanizmu obrotu fakturami. 64 proc. takich podmiotów wykonuje już pierwsze kroki w kierunku KSeF lub planuje działania związane z wdrożeniem odpowiednich narzędzi. Mali przedsiębiorcy w 21 proc. przypadków korzystają już z systemów gotowych na KSeF, a 58 proc. deklaruje, że ma już to w planach.

Mikroprzedsiębiorcy jeszcze mają czas

Najdalej od wdrożenia założeń Krajowego Systemu e-Faktur są mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające do 9 osób. W tej kategorii jedynie 15 proc. podmiotów deklaruje gotowość, a 24 proc. jest na etapie wdrażania lub planowania narzędzi gotowych na KSeF. Aż 53 proc. najmniejszych przedsiębiorców nie wykonało jeszcze żadnego działania związanego z przygotowaniami do reformy, która już od połowy przyszłego roku obejmie wszystkich czynnych płatników VAT działających na terenie Polski. Biorąc pod uwagę branże, najlepiej do KSeF są przygotowane firmy z branży nowych technologii i IT. Wśród nich 36 proc. ma już wdrożony odpowiedni system i wszystkie konieczne zmiany, 44 proc. pracuje nad nimi, a tylko 16 proc. nie rozpoczęło jeszcze przygotowań.Najsłabiej w tym kontekście wypadają firmy usługowe i handlowe, gdzie odpowiednio tylko 20 proc. i 25 proc. ma wdrożone odpowiednie narzędzia, a 29 proc. i 33 proc. jeszcze nie rozpoczęło działań w tym zakresie.

W transporcie elektroniczny system obiegu faktur jest już zaimplementowany w 26 proc. organizacji, a 22 proc. procesuje faktury w sposób tradycyjny. W produkcji natomiast 25 proc. firm jest przygotowanych do wdrożenia systemu zintegrowanego z KSeF, a 18 proc. jeszcze nie.

Badanie przeprowadzono metodą CAWI w dniach 9-16 sierpnia 2023 roku na ogólnopolskiej próbie liczącej N=334 osób zarządzających lub pracujących przy cyfryzacji w firmie.