Data publikacji: 25 maja 2022

Jak zarządzać informacjami w branży TSL? Odpowiedź przynosi technologia

Zanim ładunek wyruszy w drogę, trzeba zadbać o wszystkie niezbędne dokumenty. Sprawnie działające biuro to kluczowy element pracy każdej firmy z branży TSL. Jak jednak zagwarantować firmie sprawność działania, kiedy każdego dnia na biurko spływają dziesiątki faktur, umów i listów przewozowych? Rozwiązaniem mogą być nowoczesne systemy z dziedziny Information Management.

Przychodzących do firmy dokumentów jest czasem tak wiele, że ich obsługa zaczyna wymagać osobnej logistyki. Listy przewozowe, umowy podpisywane z kierowcami, faktury za paliwo oraz leasingi potrafią stworzyć w biurze prawdziwe… korki. Niczym na wylotówce z miasta przed weekendem.

Ani jedne, ani drugie zatory nie są dobrze widziane w branży TSL. Przedłużające się procesowanie dokumentów może mieć bardzo wymierne konsekwencje finansowe. W logistyce i transporcie, jak rzadko w której branży, wahające się koszty operacyjne często nie pozwalają dokładnie obliczyć ostatecznego miesięcznego przychodu. Przysłowie „czas to pieniądz” nabiera wtedy wyjątkowo konkretnego znaczenia, bo im szybciej procesuje się dokumenty, tym lepiej panuje się nad budżetem.

Odpowiedzią na podobne bolączki mogą być nowoczesne systemy z zakresu zarządzania informacjami. Oprogramowanie tego typu zdobywa coraz większą popularność na całym świecie: firmy implementują je głównie w celu uproszczenia żmudnej „papierkowej roboty”. A uzyskane w ten sposób oszczędności potrafią być spektakularne: – Jeden z naszych klientów podliczył, że tylko dzięki zautomatyzowaniu wyszukiwania numeru dostawcy oszczędza aż 37 godzin miesięcznie, a to tylko jedno z wielu możliwych usprawnień codziennej pracy z dokumentami – mówi Michał Mikulski, w Canon Polska odpowiedzialny za systemy Information Management.

Inteligentny system pomaga polskiej firmie transportowej

Na wdrożenie właśnie takiego rozwiązania zdecydowała się niedawno firma Kawczyński Logistics spod Bydgoszczy. Wyzwanie nie należało do najprostszych, bo Kawczyński Logistics to duże przedsiębiorstwo: niemal 500 pracowników obsługujących łącznie 180 ciężarówek zawozi towary do wszystkich zakątków Europy Zachodniej. A to oznacza, że każdego dnia do biura spływa mnóstwo dokumentów, napisanych w różnych językach.

Po dokładnej analizie potrzeb i możliwości, wybór firmy padł na platformę chmurową Therefore Online od Canon. – Instalacja systemu Therefore znacznie uprościła cały proces pracy z dokumentami – mówi Łukasz Klóska, kierownik działu IT w Kawczyński Logistics. – Dokumenty trafiają do systemu dwoma drogami: po zeskanowaniu lub bezpośrednio ze skrzynki e-mail. System natychmiast rozpoznaje ich treść i automatycznie sczytuje najważniejsze informacje, takie jak numer faktury, dostawca, kwota i inne. Pracownicy muszą jedynie zweryfikować poprawność treści. A to zajmuje dużo mniej czasu niż żmudne przepisywanie treści ręcznie – przyznaje Łukasz Klóska.

Wspomniana technologia odczytywania danych z dokumentów to tzw. Smart Capture. Dla branży TSL kluczowe znaczenie ma fakt, że jej działanie obejmuje wiele języków i pozwala obsługiwać dokumenty tworzone według różnych schematów.

– Smart Capture to technologia inteligentna, umiejąca uczyć się nowych wzorów – tłumaczy Michał Mikulski. – W praktyce oznacza to, że jeśli do biura przyjdzie dokument od nowego kontrahenta, tworzony według zupełnie innego schematu niż dotychczas, w większości przypadków system od razu poprawnie odczyta kluczowe dane. Jeśli jednak skorygujemy działanie programu na konkretnej informacji, wówczas Therefore zapamięta wybór i zastosuje go w przypadku przyszłej dokumentacji – mówi ekspert Canon Polska.

Niebagatelne korzyści systemów zarządzania informacjami

Krótko po wdrożeniu Therefore Online przedstawiciele Kawczyński Logistics szacowali, że praca z fakturami jest teraz aż dwukrotnie szybsza. Jak natomiast zaznacza Michał Mikulski, w przypadkach wielu firm procesowanie dokumentów może pomóc oszczędzić aż 80% czasu.

Ale i pozostałych profitów, związanych z implementacją systemu Information Management, jest sporo. To między innymi:

możliwość przejrzystej archiwizacji wszystkich firmowych dokumentów,
zgodność sposobu przechowywania umów z RODO,
większa mobilność pracowników dzięki rozwiązaniom ułatwiającym pracę zdalną i hybrydową,
automatyzacja kontroli poprawności danych (i tym samym eliminacja prostych błędów związanych z nieprawidłowym przepisaniem dokumentu),
dużo wyższy poziom cyfrowego bezpieczeństwa firmy.

Elastyczność i wygoda zmian

Warto także podkreślić, że budowa systemów Information Management sprzyja ich wdrożeniu w firmie każdej wielkości. – Architektura low-code pozwala sprawnie budować zautomatyzowane procesy za pomocą gotowych komponentów, łączonych ze sobą wspólnym graficznym interfejsem. Dzięki temu cały system można łatwo dostosowywać do zmieniających się w czasie wymagań firmy – informuje Michał Mikulski.

Ponadto, jak przekonuje przedstawiciel Canon Polska, z przyjazną dla użytkownika budową systemu wiążą się jeszcze trzy spore korzyści:

systemy Information Management mogą być integrowane z innymi wykorzystywanymi w firmie systemami, na przykład księgowymi (ostatecznie chodzi o to, aby z każdego oprogramowania wyciągnąć jak najwięcej korzyści),
nabywca systemu nie musi posiadać ani profesjonalnego zespołu IT, ani specjalnego serwera, ani skomplikowanej sieci IT w biurze,
oprogramowanie tego typu może być dostarczone w wygodnej dla użytkownika wersji subskrypcyjnej.

To wszystko oznacza, że do spektakularnego zwiększenia wydajności biura, wystarczy jedynie… dostęp do internetu. Nic zatem dziwnego, że systemy zarządzania informacjami coraz częściej wymieniane są jako nowy etap w transformacji cyfrowej polskich firm.

Dowiedz się więcej o systemach Information Management od Canon TUTAJ