Weryfikacja przewoźnika – dobra praktyka czy konieczność?

Dla dokonania prawidłowej weryfikacji przewoźnika nie wystarczy przejrzenie jego konta na giełdzie transportowej i poproszenie o przesłanie skanu polisy OCPD. Spedytor musi podjąć szereg innych działań, aby zabezpieczyć interesy swojej firmy, zarówno na wypadek kradzieży ładunku, jak i sprostania wymaganiom zleceniodawców. Rzetelne sprawdzenie przewoźnika wymaga czasu i specjalistycznej wiedzy, której spedytorzy często nie mają. TSL Tools to inteligentne narzędzia dla spedytorów, które łączą dane dostępne w bazach z analizą dokumentów i wieloletnim doświadczenie prawników, aby wybór przewoźnika był świadomy i należycie udokumentowany.

#ad

Dlaczego weryfikacja przewoźnika to konieczność?

Jeśli przewoźnik zniknie razem z ładunkiem, Twoja firma będzie zobowiązana do zapłaty odszkodowania za skradziony towar na rzecz zleceniodawcy transportu. W takiej sytuacji Twoja firma ma możliwość skorzystać z własnej policy OCS/OCPD, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych w niej wymagań.

Mało mówi się o tym, że każda polisa OCS/OCPD przewiduje udzielenie ochrony ubezpieczeniowej na wypadek kradzieży ładunku przez podwykonawcę tylko w przypadku dokonania prawidłowej weryfikacji przewoźnika przed zleceniem jemu transportu. Aby przeprowadzić postępowanie likwidacji szkody przed swoim ubezpieczycielem musisz udokumentować kiedy i w jaki sposób Twoja firma dokonała tej weryfikacji. Jeżeli tego nie zrobisz, Twoja firma nie uzyska odszkodowania od swojego ubezpieczyciela i będzie musiała zapłacić je sama, nawet jeśli sprawdziła przewoźnika.Ubezpieczyciel nazywa to należytą starannością w wyborze przewoźnika.

Każdy ubezpieczyciel określa własne warunki sprawdzenia przewoźnika przed powierzeniem ładunku. Często są przewidziane sposoby weryfikacji przewoźnika przy nawiązaniu z nim współpracy po raz pierwszy oraz kroki, które należy podjąć przed przekazaniem przewoźnikowi każdego kolejnego zlecenia, jeżeli współpraca nie jest jednorazowa. Do podstawowych wymogów ubezpieczycieli należy sprawdzenie uprawnień i licencji dla przewozu danego ładunku, sprawdzenie ważności polisy ubezpieczeniowej przewoźnika wraz z jej zakresem i sumą ubezpieczenia, a także sprawdzenie, czy przewoźnik posiada środek transportu wymagany dla prawidłowego wykonania podzlecanych czynności przewozowych.

Za wybór przewoźnika spedytor odpowiada wobec klienta

Zleceniodawca może nałożyć karę umowną za nienależyte wykonanie zlecenia, jeżeli przewóz zostanie powierzony nieodpowiedniemu podwykonawcy. Bardzo często zleceniodawcy wymagają, aby przewoźnik, któremu spedycja powierza przewóz, wykonał go osobiście, a nie podzlecał dalej. Zleceniodawcy mogą również wskazywać w umowach przewozu, że przewoźnikiem może być tylko firma prowadząca działalność powyżej iluś lat lub posiadająca określoną ilość pojazdów, co daje gwarancję jej rzetelności i profesjonalizmu.

Dlaczego weryfikacja bez odpowiednich narzędzi jest tak trudna?Samodzielne sprawdzenie przewoźnika zajmuje dużo czasu i wymaga wiedzy: gdzie potwierdzić licencję, które źródła danych zestawić, co faktycznie potwierdza certyfikat polisy przesłany przez przewoźnika. Ale nie tylko to stwarza trudności. Bardzo często złodzieje podszywają się pod istniejące firmy transportowe, korzystając w adresów e-mail łudząco podobnych do adresów rzeczywistych firm, co spedytor w natłoku zadań może łatwo przeoczyć. Co więcej, nie wystarczy samo dokonanie weryfikacji.

Z TSL Tools szybko sprawdzisz przewoźnika

Dzięki TSL Tools spedytor nie musi czytać kilkudziesięciostronicowych warunków polisy ubezpieczeniowej Twojej firmy, aby ustalić, jakiej weryfikacji wymaga Twój ubezpieczyciel. Wystarczy, że przeciągnie polisę do systemu TSL Tools, a system wskaże, jakie kroki weryfikacji należy podjąć, abyś nie utracił ochrony ubezpieczeniowej na wypadek kradzieży ładunku przez fałszywego przewoźnika.

Następnie spedytor wpisuje NIP lub numer VAT zagranicznego przewoźnika i uzyskuje o nim wszystkie niezbędne informacje, które zapisują się w systemie oraz w formie przejrzystego raportu, który można pobrać w dowolnej chwili (luz zapisać u siebie od razu po weryfikacji). Raport ten zawiera metadane, dzięki którym bez problemu Twoja firma wykaże przed ubezpieczycielem, że weryfikacja została dokonana przed zleceniem transportu.

Jak działa TSL Tools?

TSL Tools sprawdza nie tylko dane z publicznie dostępnych baz, ale także informacje z Internetu i zestawia je krzyżowo. Reguły weryfikacyjne i modele AI szukają słabych punktów: łudząco podobnych adresów e-mail, niespójnych danych pojazdu podanego przez przewoźnika, w tym deklarowanej DMC, niepotwierdzonych uprawnień, referencji wymagających sprawdzenia i negatywnych opinii.

Dzięki narzędziom TSL Tools dowiesz się również, czy pojazd posiada ważne badanie techniczne i czy kierowca posiada prawo jazdy wymagane dla wykonania danego transportu. W ten sposób zabezpieczasz się nie tylko przed kradzieżą ładunku, czy dalszym podzleceniem wykonania przewozu bez Twojej zgody, ale także masz wpływ na prawidłowy przebieg przewozu i brak zakłóceń w łańcuchu dostawy.

Proces pod kontrolą użytkownika

Wyniki weryfikacji i dokumenty trafiają do kartoteki kontrahenta, ze skanami dokumentów i terminami ich ważności. AI odczytuje dane, a użytkownik je zatwierdza. Może też zdefiniować własne, dodatkowe kroki weryfikacji i dopasować procedurę do wymagań firmy. System informuje o zbliżających się terminach, wskazuje wymagane działania i eskaluje sprawy, których nie wolno przeoczyć. Każdy krok jest potwierdzony zapisem systemowym. Raport pokazuje także, co i kiedy sprawdzono oraz jakie działania podjęto. To dokumentacja, która pomaga wykazać należytą staranność.

Możesz także sprawdzić polisę ubezpieczeniową przewoźnika, aby mieć pewność, że będzie on wypłacalny, a nawet zestawić ją ze zleceniem transportowym od swojego zleceniodawcy dla uzyskania maksymalnej ochrony. TSL Tools czyta zlecenia i polisy (certyfikaty ubezpieczenia, polisy, OWU), ocenia zakres ochrony ubezpieczeniowej przewoźnika, wskazuje potrzebne klauzule dla realizacji danego zlecenia oraz wyłączenia ochrony. Sprawdza, czy polisa obowiązuje i czy została opłacona, a kluczowe informacje pomaga potwierdzić u źródła: u przewoźnika lub ubezpieczyciela. Liczy się też nieskonsumowana suma gwarancyjna.

Co wyróżnia TSL Tools?

Reguły i procedury TSL Tools opierają się na kilkunastoletnim doświadczeniu prawników kancelarii TSL Lawyers Strachowicz i Wspólnicy sp. k. w prowadzeniu postępowań likwidacyjnych przed ubezpieczycielami oraz sporów sądowych o zapłatę odszkodowań i kar umownych. System TSL Tools nie tylko prezentuje dane, ale także daje konkretne instrukcje do podjęcia odpowiednich działań przez spedytora.