Wybór systemu ERP w 5 krokach

Wraz z rozwojem firmy, przedsiębiorcy stają przed pytaniem czy nadszedł czas by inwestować w oprogramowanie ERP. A jeśli tak, to w jaki sposób przygotować się do wyboru systemu oraz partnera wdrożeniowego?   Kiedy należy rozważyć inwestycję w system ERP?   Stojąc przed wyborem systemu ERP należy odpowiedzieć na kilka, zasadniczych pytań oraz przeanalizować zwrotne punkty organizacji oraz jej kluczowe obszary.   Szybki rozwój firmy   „Rozwój przedsiębiorstwa, rozbudowa oferty o nowe produkty i usługi, pojawienie się licznej grupy nowych klientów bądź wzrost zatrudnienia są powodami, by zdecydować się na wdrożenie systemu ERP. Wiele małych firm pracuje na podstawowych narzędziach oraz nieskomplikowanym oprogramowaniu, które z biegiem czasu przestaje wystarczać. Sprawia więcej problemów, niż przynosi korzyści. W takich sytuacjach należy wziąć pod uwagę inwestycję w nowoczesne, funkcjonalne oprogramowanie takie jak system Microsoft Dynamics NAV"  mówi Przemysław Kniat, Menadżer Sprzedaży, IT.integro.   Obecne oprogramowania ogranicza rozwój organizacji   W firmach pracujących na zbyt wielu programach, pracownicy musząc wprowadzać oraz pobierać dane z różnych systemów. W ten sposób zaczynają pojawiać się niepotrzebne koszty, generowane przez błędy. Warto wszystkie dane trzymać w jednej bazie. System ERP umożliwia użytkownikom korzystanie z aktualnych, spójnych i wiarygodnych informacji.   Nieefektywne planowanie strategiczne   „Brak wiarygodnych danych, rzetelnych informacji o stanie firmy są częstym powodem zahamowania jej wzrostu" powiedział Przemysław Kniat  „Wielokrotnie spotykam się z przedstawicielami organizacji, które pogrążone są w chaosie informacyjnym. Dane pochodzą z różnych źródeł, wielokrotnie są błędne, oparte na niewiarygodnych założeniach. W takiej sytuacji strategiczne planowanie firmą nie jest możliwe"  podsumowuje. Dlatego tak duże znaczenie ma system ERP, który porządkuje dane i pozwala kadrze zarządzającej na sprawne, efektywne decyzje biznesowe, bazujące na wiarygodnych analizach.   Przygotowania do wdrożenia systemu ERP   Gdy zapadła decyzja o potrzebie inwestycji w system ERP, należy się przygotować do procesu wdrożeniowego. Warto uzgodnić a następnie spisać oczekiwania, które będą uzgodnione oraz zaakceptowane przez kadrę zarządzającą. Stworzenie listy, zawierającej podstawowe założenia, ułatwia wybrać system ERP, odpowiadający oczekiwaniom organizacji.   Uzasadnienie projektu   Warto opracować charakterystykę swojej firmy oraz branży. Dzięki temu podczas rozmowy z dostawcami systemów ERP lepiej przedstawisz problematykę związaną z codzienną działalnością oraz realizowanymi procesami biznesowymi.   Komitet zarządzający projektem   Wdrożenie systemu ERP wymaga efektywnego zarządzania oraz zaangażowania ze strony użytkowników. Aby prawidłowo zrealizować proces wdrożeniowy należy wyłonić wśród pracowników firmy komitet zarządzający. Wg opinii wielu specjalistów, właściciele przedsiębiorstw uważają, że do sukcesu wdrożenia wystarczy zaangażowanie pracowników, gdyż znają oni problemy oraz charakter firmy. Dużym problemem staje się jednak brak wiedzy projektowej i brak doświadczenia w realizacji tak złożonych oraz kosztownych projektów. Bardzo istotne jest zaangażowanie kierownictwa firmy oraz zaufany partner wdrożeniowy, który poprowadzi pracowników przez proces implementacji systemu w firmie.   Istotne jest także pełne zaangażowanie oraz aprobata ze strony kadry zarządzającej. Istotne by menadżerowie brali udział w spotkaniach nie tylko na samym początku, ale na każdym etapie wdrożenia. Brak udziału kadry zarządzającej skutkuje opóźnieniami oraz może doprowadzić do niepowodzenia.   Wybór dostawcy oraz systemu ERP      Wybór najbardziej odpowiedniego rozwiązania oraz dostawcy wymaga dużego zaangażowania oraz czasu. Początek poszukiwań często wygląda podobnie. Polega na przeszukiwaniu Internetu z wykorzystaniem słów kluczowych jak „system ERP”, „oprogramowanie ERP” bądź konkretnych nazw systemów np. „Microsoft Dynamics NAV”.Warto stworzyć listę dostawców i oprogramowania, które budzą największe zaufanie. Jeśli dostawca umożliwia skorzystanie z kalkulatora systemu ERP, można na jego podstawie obliczyć szacunkowy budżet wdrożenia. Kontaktując się z firmą wdrożeniową warto informować o oczekiwaniach organizacji oraz o wcześniej spisanych wymaganiach dotyczących systemu ERP, tak aby konsultant mógł ocenić potrzeby. Należy określić liczbę pracowników, ilość oddziałów, profil działalności. Korzystając z kalkulatora ERP sprawa jest prostsza. Odpowiada się jedynie na zadane pytania, a konsultant z firmy wdrożeniowej, na ich podstawie przygotowuje prognozowaną cenę wdrożenia.   Rola metodyki wdrożeniowej   Wielu menadżerów zapomina, jak ważną rolę spełnia metodyka przy realizacji projektów. Zwłaszcza tak obszernych i ważnych jak implementacja systemu ERP. Przed ostatecznym wyborem partnera, warto zapoznać się ze stosowaną przez niego metodą wdrożeniową. Jeśli firma nie stosuje metodyki, to dla bezpieczeństwa Twojej firmy, należy wykluczyć ją z puli potencjalnych partnerów. To, czy projekt realizowany jest metodycznie, wpływa na efekty, a co za tym idzie, koszty, czas i zadowolenie klienta.   „Metodyka jest to zbiór zasad, narzędzi oraz dobrych praktyk, które pozwalają efektywnie przeprowadzić określony proces. Microsoft Dynamics Sure Step jest metodyką projektowego wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych firmy Microsoft" mówi Przemysław Kniat „Została ona opracowana na podstawie wieloletnich doświadczeń zebranych przez konsultantów i partnerów Microsoft. Zawiera sprawdzone procedury, korzystnie wpływając na szybkość, jakość oraz koszt realizowanego wdrożenia"  dodaje.   Doświadczenie oraz referencje   Doświadczenie partnera wdrożeniowego jest niezwykle ważnym elementem, gdyż nawet budzący zaufanie partner, bez wiedzy i doświadczenia może zaszkodzić projektowi. Warto odwiedzić stronę internetową dostawcy. Zapoznać się z jego referencjami i opisami wdrożeń, zwłaszcza w firmach reprezentujących tą samą branżę.Ważnym aspektem przemawiającym za wyborem danej firmy są osiągnięte przez nią wyniki. Wielu dostawców oprogramowania ERP jest ocenianych i nagradzanych przez producentów za osiągnięte rezultaty i jakość wdrożeń. Te rankingi są wiarygodne, gdyż twórcy systemów przykładają do nich ogromną wagę.   Dla przykładu, firma Microsoft, doceniając swoich partnerów, co roku przyznaje im różne statusy, np. Partner Złoty, Partner Srebrny bądź członkostwo w różnego typu zamkniętych grupach. Jest to uznawane za dodatkową nobilitację i dowód uznania.   Wybór systemu ERP oraz wyłonienie partnera wdrożeniowego jest procesem długotrwałym i niezwykle istotnym. Będzie rzutował na wiele lat działań przedsiębiorstwa, jego efektywność oraz procesy biznesowe. Dlatego tak ważne jest by do projektu podejść z należytym zaangażowaniem pracowników oraz kadry zarządzającej.   Źródło: IT.integro