Data publikacji: 5 czerwca 2018

Jak inicjować niezawodne procesy biznesowe z udziałem przewoźników?

Logistyka transportu to biznes, którego sukces zależy od ścisłego przestrzegania wszystkich wskaźników KPI i wymagań klienta. Jednak jeśli pojawia się potrzeba zaangażowania zewnętrznego taboru, zawsze powstaje pytanie: jak wybrać wiarygodnego przewoźnika oraz dostarczyć ładunek bezpiecznie i na czas? Postawione pytanie staje się szczególnie istotne, kiedy spoglądamy na tak zwaną „czarną listę” przewoźników: zerwanie załadunku, kradzież i uszkodzenie towaru, nieetyczne zachowania kierowców. Listę skarg adresowanych do przewoźników można rozwijać w nieskończoność. Jednak pytanie zawsze brzmi tak samo: jak nie trafić na oszustów i zagwarantować klientowi wysokiej jakości usługę transportową?

O procesie selekcji przewoźników rozmawialiśmy z ekspertami z międzynarodowej grupy transportowo-logistycznej AsstrA-Associated Traffic AG.

Jak zostać potencjalnym partnerem AsstrA?

Vladimir Efremov, Zastępca COO ds. SRM w АsstrA Management:
Istnieją dwie możliwości pozyskiwania nowych dostawców. Pierwszy – gdy przewoźnik sam proponuje nam współpracę, wypełniając odpowiedni formularz na stronie internetowej lub kontaktując się z jednym z biur AsstrA. Wiele kontaktów nawiązujemy na targach branżowych, takich jak TransRussia lub BreakBulk Europe. Drugi wariant to sytuacja, kiedy brakuje taboru na niektórych trasach, bądź na nowych kierunkach i nasi spedytorzy sami szukają kolejnych możliwości. W tym przypadku dział sprzedaży przetwarza informacje na temat dostawców na podstawie wymagań i samodzielnie lub we współpracy z jednostkami operacyjnymi opracowuje listy, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikami i oferując współpracę.

Jakie są minimalne wymagania wobec dostawców stawiane na pierwszym etapie?

VE: Każda firma transportowo-logistyczna oferująca produkty i usługi w adekwatnych cenach i na odpowiednim poziomie może stać się dostawcą AsstrA. Dokonujemy wyboru najlepszych ofert pod względem odpowiedniości ceny do jakości. Wymagana jest co najmniej dostępność odpowiedniego taboru lub adekwatnego poziomu usług. Następnie sprawdzamy zgodność, weryfikujemy dane i potencjalny przewoźnik staje się rzeczywistym dostawcą AsstrA.

Michał Młynarski, Pełniący obowiązki kierownika działu SRM:
W praktyce wszystko zależy od konkretnego transportu i wymagań danego klienta. Przede wszystkim należy określić, czy możemy pracować ze spedycją, czy też powinniśmy zapewnić wyłącznie własne pojazdy. A także jaki jest maksymalny wiek i stan taboru, dostępność zezwoleń od przewoźnika i tak dalej. Przy czym nasze podstawowe standardy obejmują: pojazdy spełniające normy środowiskowe Euro-5 i Euro-6 oraz aktualne umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przewoźnika. Już nawet dwa z wymienionych wymogów pozwalają wytypować na początkowym etapie dość dużą liczbę potencjalnych przewoźników.

Jakim procesom kontrolnym poddawany jest przewoźnik na etapie wstępnym?

MM: Kontrola przewoźnika rozpoczyna się w naszym dziale SRM (Suppliers Relationship Management Division). Specjaliści AsstrA sprawdzają dokumenty rejestracyjne przewoźnika, licencje i ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Na tym etapie kontrolowana jest rzeczywista zdolność przewoźnika do realizacji transportu. Sprawdzamy, czy ma dodatkowe opcje ubezpieczenia przewozu konkretnych grup towarów na określonych trasach. Następnie przechodzimy do kontroli wiarygodności przewoźnika: weryfikujemy jego dane kontaktowe, porównujemy przypisane osobom kontaktowym numery telefonów i adresy e-mail z danymi widniejącymi w bazach danych, w dokumentacji, na giełdach transportowych i w ogólnodostępnych źródłach informacji. Prosimy o rekomendacje i weryfikujemy ich ważność.

Takim sposobem przeprowadzamy wszystkie możliwe procesy kontrolne, aby upewnić się, że skontaktował się z nami prawdziwy przewoźnik, a nie oszust.

Czy istnieją ograniczenia dla nowych przewoźników dotyczące liczby zamówień lub tras?

VE: Nie angażujemy nowych firm transportowo-logistycznych w transport na zlecenie naszych kluczowych klientów, a także w przewozy łatwo zbywalnych i drogich towarów. Nowym firmom delegujemy proste standardowe zlecenia transportowe. Na początku współpracy musimy upewnić się co do poziomu jakości i niezawodności takich dostawców, aby następnie podjąć współpracę. Funkcjonują pewne ograniczenia dotyczące korzystania z nowo zaangażowanych firm, mające na celu poprawę bezpieczeństwa i zrównoważonego rozwoju firmy. Dążymy do tego, aby zaangażowanie jednego dostawcy nie przekraczało 30% udziału w odniesieniu do klientów i 15% do trade-lane.

W jaki sposób bezpieczeństwo jest zagwarantowane klientowi z prawnego punktu widzenia?

VE: Odpowiedzialność przewoźnika za takie działania, jak zerwanie załadunku, uszkodzenie pojazdu, itp. ustalona jest w umowach współpracy z przewoźnikiem oraz w ogólnych warunkach pracy AsstrA z dostawcami. Po zakończeniu transportu przeprowadzamy obowiązkową kontrolę jakości przewozu i oceniamy możliwości dalszej współpracy z danym dostawcą, uwzględniając wysoki procent opóźnień w przewozach.

Po jakim czasie dostawca może być uznany przez AsstrA za wiarygodnego? Po upływie roku, dwóch czy trzech lat?

MM: Wprowadziliśmy w naszej firmie system oceny. Ewaluacja przewoźnika dokonywana jest na podstawie szeregu parametrów, takich jak: liczba zamówień, obrót z uwzględnieniem współpracy z danym dostawcą, wielkość floty transportowej, procent niespójności (opóźnienia) itp. Im wyższa ocena, tym bardziej wiarygodny jest dla nas dostawca.

Czy w grupie AsstrA są czarne listy przewoźników?

MM: Tak, mamy swoją czarną listę przewoźników. Firmy trafiają na nią jak zwykle z dwóch powodów: przewoźnik nie spełnił swoich bezpośrednich zobowiązań wynikających z umowy (spóźnienie, zerwanie ładunku, brak informacji na temat pojazdu itp.), bądź okazał się oszustem: podczas sprawdzania dokumentów i informacji kontaktowych wykryto niezgodności (np. fałszywe ubezpieczenie lub sfingowany dowód rejestracyjny pojazdu). Otrzymujemy również informacje o nierzetelnych przewoźnikach bezpośrednio od klientów i od stowarzyszeń, do których należymy.

Informacje o wykrytych oszustwach regularnie przesyłamy do giełd transportowych i stowarzyszeń. W przypadku, gdy zostały sfałszowane dokumenty rzeczywistej firmy transportowej, kontaktujemy się z prawdziwym przewoźnikiem i ostrzegamy go o tej sytuacji.

Ogólna rada przy wyborze firmy transportowej?

MM: Zawsze należy sprawdzać dostawców, a dokładniej ich obecność na giełdach transportowych i w bazach rejestracyjnych. Dane kontaktowe nie mogą się różnić w zależności od źródła. Należy sprawdzić licencje i dokumenty w rejestrach, dostępność numerów samochodów w ubezpieczeniu. Bardzo ważne jest, aby upewnić się, kiedy firma została założona i czy jej właściciel się zmienił. Oszuści często korzystają z już istniejących firm transportowych i logistycznych po prostu je wykupując. Istotne są również rekomendacje naszych stałych partnerów lub stowarzyszeń zawodowych przewoźników.