Data publikacji: 22 września 2020

5 zasad dobrego spedytora

Wysoki standard obsługi, umiejętność dostosowania się do zmian przepisów i pełna, gruntowna wiedza na ich temat, rzetelność, nowoczesna flota i zaplecze technologiczne… I, rzecz jasna, dobre notowania u pracowników – to cechy, którymi bez wątpienia powinna charakteryzować się dobra i szanowana na rynku firma spedycyjna. A jaki właściwie powinien być jej dobry pracownik - czyli spedytor? Komentuje Katarzyna Syta, Prezes KAES Logistics.

#ad

Katarzyna Syta

Wysoki standard obsługi, umiejętność dostosowania się do zmian przepisów i pełna, gruntowna wiedza na ich temat, rzetelność, nowoczesna flota i zaplecze technologiczne… I, rzecz jasna, dobre notowania u pracowników – to cechy, którymi bez wątpienia powinna charakteryzować się dobra i szanowana na rynku firma spedycyjna. A jaki właściwie powinien być jej dobry pracownik – czyli spedytor? Komentuje Katarzyna Syta, Prezes KAES Logistics.

Gdybyśmy mieli określić, kim jest dobry spedytor w dosłownie jednym zdaniu, zamknęlibyśmy się w kilku kluczowych cechach, bez których trudno wyobrazić sobie prawidłowo i rzetelnie wykonywaną pracę. W dużym uproszczeniu: to sumienność, dokładność, wielozadaniowość i odporność na stres. Ale, niestety, to nie takie proste – bo w ślad za każdą z tych cech idą jeszcze inne, bez których trudno wyobrazić sobie dobrego pracownika spedycji. My budowaliśmy firmę właśnie w ten sposób, w oparciu o zespół dysponujący tym zestawem i ani przez moment nie zwątpiliśmy, czy jest inaczej.

Po pierwsze: dobrze planuj swoją pracę i zarządzaj informacją

Świat, w którym żyjemy, coraz częściej zasypuje nas ogromem danych i informacji. Nie wszystkie da się przyswoić, ale cenną umiejętnością jest wyselekcjonowanie tego, co najważniejsze. Spedytorzy doskonale o tym wiedzą, bo ich praca to, w gruncie rzeczy, zarządzanie informacją. Nowe wiadomości w skrzynce mailowej zdają się nie mieć końca, na giełdach transportowych wrze, a do tego trzeba jeszcze reagować na telefony kontrahentów, czy przewoźników, z którymi współpracujemy. Podzielność uwagi ma jednak przecież swoje granice! Wielozadaniowość i umiejętność wyznaczania pierwszeństwa zadań to dla spedytora absolutny klucz. Bez tego uporanie się z nawałem informacji i bodźców jest niemożliwe i trudno wyobrazić sobie bez niego skutecznego pracownika w firmie spedycyjnej.

Po drugie: bądź skrupulatny, rzetelny i odpowiedzialny

W spedycji oczywiście, jest miejsce na sytuacje niespodziewane, które często nie zależą od samego spedytora: opóźnienia, błędy ze strony przewoźników czy sytuacje losowe, takie jak np. wypadki komunikacyjne czy choćby załamanie pogody. Pewne jest natomiast jedno: nie ma miejsca na pomyłki. Obieg dokumentów, mailowe potwierdzanie ustaleń z kontrahentami i przewoźnikami, wypełnianie formularzy – wszystko to nierzadko wiąże się z pośpiechem, który z kolei sprzyja popełnianiu nawet najprostszych, najdrobniejszych błędów. Często, w przypadku organizacji przewozów i kojarzeniu kontrahentów z kierowcami, mogą mieć one jednak kardynalne znaczenie. Ale z pośpiechem wiąże się też coś innego…

Po trzecie: kontroluj emocje i panuj nad stresem

To przede wszystkim umiejętność panowania nad stresem i kontrolowania emocji, ale przy tym zachowania w sobie pewnej przebojowości i energii, która daje otoczeniu wyraźny sygnał, że jesteś właściwą osobą na właściwym miejscu. Tzw. „chłodna głowa” to nieodłączna cecha dobrego spedytora. Oczywiście, wiele w tej kwestii zależy od usposobienia, ale panowania nad emocjami i zarządzania stresem uczymy się także wraz z nabytym doświadczeniem. Pamiętajmy, że sytuacje kryzysowe są nieuniknione, ale często od spedytora zależy, jak sobie z nimi poradzić i czy jego opanowanie pozwoli mu „dowieźć” nawet najtrudniejszą sprawę do końca. Jeśli tak, zyskujemy wręcz pewność, że nie dojdzie do sytuacji, w której firma straci zaufanie kontrahenta lub współpraca na linii spedytor-przewoźnik się pogorszy. Jeśli panujesz nad sobą, to w pewnym sensie panujesz też nad sytuacją biznesową, a klient to czuje i docenia. Z kolei jeśli dajesz się ponieść emocjom, uświadom sobie, że sprzyja to zawodowemu wypaleniu i utracie niezbędnej energii do pracy. A tę pracę energia przecież napędza!

Po czwarte: komunikatywność, asertywność, elastyczność…

W przypadku komunikatywności znajomość języków (albo choćby umiejętność porozumienia się z międzynarodowymi partnerami) to zdecydowanie za mało. Poprzez komunikatywność rozumiemy umiejętność zbudowania pozytywnej, długotrwałej relacji z klientem, która z kolei może przerodzić się w zbudowanie jeszcze trwalszej i lepszej współpracy. W ślad za komunikatywnością i wspomnianą relacyjnością idzie jednocześnie asertywność, a więc umiejętność rozumienia klienta i mówienia o swoich potrzebach, możliwościach, ale i ograniczeniach. Elastyczność to z kolei szeroko rozumiana „proklienckość”, a więc umiejętność dostosowania się do otoczenia i wymagań naszych partnerów biznesowych i rozumienia jego potrzeb.

I po piąte: bądź niezłomny

I wreszcie dochodzimy do punktu najważniejszego. Niezłomny spedytor to taki, którego nie zniechęcają niepowodzenia, sytuacje kryzysowe, problemy z – niekiedy – trudnymi klientami i który nieustannie wyciąga wnioski z kolejnych sukcesów i porażek i traktuje je jak naukę po to, by stawać się w swoim fachu coraz lepszym! Podsumowując: idealny spedytor to taki, który w pracy pełnej tak wielu zmiennych i niewiadomych jest pewnym i stałym elementem układanki.