Data publikacji: 8 kwietnia 2020

AsstrA: praca zdalna to sztuka organizacji

W celu zwalczenia pandemii COVID-19 zdecydowana większość świata przeszła już na tryb pracy zdalnej. Logistyka i łańcuchy dostaw nadal działają niezależnie od okoliczności. Zespół grupy transportowo-logistycznej AsstrA również wykonuje codzienne obowiązki, ale w nowym systemie. Ten format pracy wymaga praktycznych umiejętności i kompetencji, ponieważ znacznie różni się od stacjonarnego i ma zarówno minusy, jak i plusy.

Według badań firmy z branży HR, Morneau Shepell, 40% respondentów czuje się odizolowanych od pracy, ponieważ znajdują się poza biurem. Praca zdalna pozbawia kontaktu wzrokowego i osobistej komunikacji, gdyż o wiele łatwiej jest pochwalić osobę w trakcie wykonywania zadania, będąc fizycznie w tej samej przestrzeni.

Organizacja czasu i miejsca to kolejny sprawdzian pracy poza biurem. Nie każdy pracownik ma możliwości, aby znaleźć w domu odosobnione miejsce. Kiedy mieszkanie staje się miejscem pracy, trudno jest ustalić wyraźną granicę. Z powodu braku naturalnych przerw w komunikacji z kolegami nie czujemy wyraźnej różnicy praca-dom-praca. Powstaje pokusa do pozostania dłużej „w pracy”, aby dokończyć zaczętą prezentację, jak również ryzyko rozproszenia uwagi podczas obowiązków domowych.

Według Kariny Budinskiej, dyrektora centrum szkoleniowo-rozwojowego w grupie AsstrA, niska aktywność fizyczna w ciągu dnia jest kolejnym minusem homeoffice.

Odległość od balkonu do drzwi w salonie mojego domu wynosi nie więcej niż 7 metrów. W biurze AsstrA spacer z mojego miejsca pracy do działu księgowości zajmuje mi 7 minut. W tym czasie po drodze odbieram pocztę na recepcji, umawiam się na spotkanie z kolegami i podczas parzenia kawy w kuchni omawiam kilka bieżących spraw. Domowe biuro jest pozbawione tej dynamiki – zauważa Karina Budinskaya.

Jednak praca zdalna ma również imponującą listę zalet. Według wyników centrum badawczego Superjob, dziś co piąta firma (22%) zatrudnia na etacie pracowników przebywających na homeoffice. Kolejne 10% respondentów korzysta z usług pracowników zdalnych w ramach outsourcingu.

Nowoczesne biura są projektowane jako otwarte przestrzenie, dlatego też praca w open space wymaga wysiłku, aby skupić się na zadaniu. Zewnętrzne dźwięki, rozmowy telefoniczne, dialogi w otoczeniu rozpraszają uwagę i zmniejszają produktywność. W domu po odpowiednim zorganizowaniu miejsca pracy łatwiej jest w pełni zanurzyć się w wykonywanym zadaniu. Pojawia się czas i nastrój na „ogony”, których nigdy nie mogliśmy nadrobić, pracując w biurze.

Ponadto praca zdalna ma pozytywny wpływ na zdolności adaptacyjne. Odzwyczajamy się do biura, jako jedynego możliwego miejsca do wykonania zadań. Członkowie grup roboczych systematycznie przechodzą do dostępnych zasobów internetowych na potrzeby zbiorowych konferencji i dyskusji. Oprócz zdolności adaptacyjnych podczas pracy zdalnej rozwijają się także inne umiejętności miękkie (ang. soft skills): odpowiedzialność, dyscyplina, kreatywne myślenie.

Niezaprzeczalną zaletą pracy zdalnej, według Kariny Budinskiej, jest oszczędność czasu na porannym wstawaniu i drodze do miejsca pracy. Czas, który zwykle spędza się w komunikacji miejskiej lub aucie, można wykorzystać na samorozwój, rozmowy z bliskimi i dodatkowy sen.

Praca zdalna jest wygodnym rozwiązaniem, ale wymaga dyscypliny, motywacji i determinacji. Do organizacji czasu pracy stosuje się metodologię Pomodoro, która polega na podzieleniu czasu na 30-minutowe segmenty, „pomidory”. Każde pół godziny skład się z 25 minut pracy nad projektem i 5 minut odpoczynku. Podczas przerwy autor metody, Francesco Cirillo, zaleca odwrócenie uwagi od wykonywanego zadania. Po 4 „pomidorach” powinniśmy odpocząć 10-30 minut.

Ekspert Brian Tracy doradza, aby każdego dnia w pierwszej kolejności wykonywać trudne i nieprzyjemne zadania, to jest zjadać przysłowiową „żabę”. Zakończenie projektu przynosi satysfakcję i pozytywne nastawienie na cały dzień. Im trudniejsza praca, tym większa radość.

Zacznij codziennie rano od lodowatego prysznica. To daje energią na cały dzień. Aby utrzymać motywację podczas pracy w domu, ustal cel, zapisz na kartce i umieść przed oczami. Wizualizacja zadania przypomni Ci o tym, do czego dążysz – radzi Olga Kostanenko, dyrektor działu Service Center.

Natalya Demczenko, Country Manager Ukrainy i kierownik oddziału AsstrA w Kijowie, dodaje: W codziennym planie dnia ustal porządek zadań zgodnie z zasadami „ważne – nieważne” oraz „pilne – nie pilne”. Pomoże to uniknąć sytuacji, w których terminy „płoną”.

Dmitry Lagun, CEO grupy kapitałowej AsstrA-Associated Traffic AG, zaleca sporządzanie szczegółowego planu. Warto wyróżnić jedno główne zadanie, które obejmuje szereg podzadań. Na koniec należy podsumować ukończone zadania i przygotować listę na następny dzień.

Kolejną wskazówką jest zamknięcie niepotrzebnych kart w przeglądarce, ponieważ zbędne witryny odwracają i rozpraszają uwagę. Regularne wietrzenie pokoju, krótka rozgrzewka w ciągu dnia i dobry odpoczynek w weekend są niezbędnymi warunkami do zachowania odpowiedniego rytmu pracy dla Dmitrija Laguna.

Aby poczuć ducha zespołu i wsparcie współpracowników na homeoffice, korzystajmy z nowoczesnych komunikatorów internetowych – zoom, webex, skype. Preferujmy rozmowę wideo. Stworzy to poczucie obecności. Ponadto online spotkanie z kolegami zmotywuje nas do zadbania o swój wygląd podczas pracy z domu – podsumowuje Dmitry Lagun.